Gestion des tiers et contacts

Sommaire

Introduction
Cycle de vie / Règles de gestion
Les tiers (Prospects, Clients, Fournisseurs)
Les contacts/Adresses
Vidéo sur le sujet

Introduction #

Le module Tiers permet de gérer les entités clients, prospects, partenaires et/ou fournisseurs (appelés Tiers). Ce module est un pré-requis indispensable pour de nombreux autres modules qui se basent sur ces notions (factures, commandes, contrats, propositions commerciales, etc…).

Une société est donc une entité métier: client, prospect, fournisseur ou simple partenaire (Exemple: Une SRL, un commerce, une association, un particulier). Le contact quant à lui représente une personne physique, un contact générique au sein du Tiers (Exemple: PDG ou ouvrier de la SARL, vendeur principal du commerce, président ou trésorier de l’association, service contentieux) ou même une adresse de livraison ou d’intervention.

Dolibarr gère de la même manière les tiers particuliers et les entreprises, mais un typage « Type du tiers » pourra être renseigné avec le type « Particulier » si le besoin de faire la distinction est nécessaire, pour une exploitation statistique par exemple.

Cycle de vie / Règles de gestion #

Une société n’a que 2 états: Active ou Inactive. Une société supprimée ne change pas d’état, mais elle disparaît complètement de Dolibarr.

Le Tiers comme les contacts/adresses peuvent être importés ou exportés par les Module Imports et Module Exports. Ils peuvent être aussi exploités pour les envois d’emails de masse via le module Module Mailing.

Vous pouvez créer 1 à plusieurs Contacts/Adresses à l’intérieur de la Société (ils pourront ensuite être utilisés comme destinataire pour les envois email, par exemple sur les proposition commerciales, commandes clients ou factures clients…).

Les tiers (Prospects, Clients, Fournisseurs) #

Créer un nouveau Tiers #

Aller dans le menu Tiers – Nouveau client, ou Prospect – Nouveau prospect, ou encore Fournisseur – Nouveau fournisseur. Saisissez les informations demandées. Vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs, voici la liste des champs a renseigner dans notre cas :

Nom du tiers (nom en majuscule et prénom en minuscule)
Prospect/Client : Ni client, ni prospect si fournisseur
Fournisseur : Oui/Non
Adresse (rue « espace » numéro)
Code postal
Ville
Pays
Téléphone (exemple mise en forme : +32474844318)
Email
Web (si fournisseur ou client entreprise)
Assujetti à la TVA : Oui/Non
Numéro de TVA si assujetti
Type de tiers (Important)
Lien du dossier client (Google Drive)

Ensuite, cliquez sur « Créer tiers »

En sélectionnant les options : « Nouveau prospect », « Nouveau Client » ou « Nouveau fournisseur » vous donnez à Dolibarr une indication qui permet de pré-remplir les champs Prospect/Client et Fournisseur Oui/Non

Prospect -> Prospect/Client = Prospect , Fournisseur = non
Client -> Prospect/Client = Client , Fournisseur = non
Fournisseur -> Prospect/Client = Ni client, ni prospect , Fournisseur = Oui

Le code client ou le code fournisseur est généré automatiquement par Dolibarr. Une fois la société créée , vous pouvez ajouter des Notes dans l’onglet correspondant, et joindre des documents liés.

Modifier un Tiers #

Menu < Tiers < Liste

Cliquez sur le nom de la société à modifier. Cliquez sur le bouton « modifier ». Saisir les modifications. Cliquez sur le bouton « enregistrer ».

Supprimer un Tiers #

Menu < Tiers < Liste

Aller sur la fiche du Tiers et cliquer sur le bouton « Supprimer ». Seule une société qui n’a pas d’objets rattachés (factures, contrats, commandes, etc) peut être supprimée. Si le Tiers a besoin d’être écarté mais ne peut être supprimé, on la placera plutôt au statut « Inactive » plutôt que de la supprimer physiquement.

Les contacts/Adresses #

Créer un nouveau Contact #

Il existe plusieurs possibilités pour créer des contacts/adresses secondaires pour un Tiers (Contact trésorier, Contact facturation, …)

Allez dans le menu Tiers < Contacts/Adesses < Nouveau contact/Adresse. Entrez les informations demandées (vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs). Cela va créer un contact qui peut être ou ne pas être liée à un tiers.
Sur un tiers, allez à l’onglet client ou fournisseur et cliquez sur « Créer un Contact ». Entrez les informations demandées (vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs). Cela va créer un contact lié à un tiers.