Gestion Dolibarr et Google Photos

Sommaire

Contexte général et présentation
Procédures et environnement des outils de gestion

Contexte général et présentation #

Afin de répondre aux besoin de gestion de l’entreprise, un outil de gestion principal faisant office de CRM (gestion commerciale), gestion de clients, gestion d’intervention et de rentabilité, gestion des clients, prospects, fournisseurs, produits et services, gestion RH et recrutement a été mis en désigné et hébergé sur un serveur propre à l’entreprise :

DOLIBARR 16.0.5 : http://erp.serenitytoiture.be

1 compte par utilisateur
En parallèle, les adresses mails, la réalisation des documents et supports en tout genre, le stockage et l’archivage de toutes les données de l’entreprise sont fournies et accessibles via la suite GOOGLE ; respectivement, Gmail et Google Drive.

1 compte par utilisateur
De plus, la génération des liens photos est également réalisée et gérée via la suite GOOGLE ; Google Photos.

1 seul compte !! (Compte Photos)

Il est indispensable de générer tous les liens photos via ce compte uniquement car c’est en respectant cette méthodologie que la synchronisation automatique de tous les liens photos dans le stockage sur Google Drive est possible. Un lien photo créé par un autre compte = un dossier non-synchronisé et potentiellement perdu !

De manière plus générale, les outils Google Maps, Google Earth, Google Forms, Google Meet et Google Agenda sont également utilisés et accessibles à tous les utilisateurs via la suite GOOGLE.

La gestion comptable à destination du bureau comptable est réalisée via WINBOOKS ainsi qu’à l’aide d’intermédiaires de réconciliation de compte en parallèle (logiciel ISABEL – Coda) .Comptes gestionnaire comptabilité et direction uniquement

Si à priori, les outils proposés par la suite office semblent intuitifs et accessibles à presque tous, l’utilisation de DOLIBARR nécessite quelques explications plus poussées. D’autant plus, que tous les outils et services précités doivent être utilisés dans le respect des procédures propres au fonctionnement de l’entreprise.

Procédures et environnement des outils de gestion #

Étapes spécifiques de gestion (Encodage et tâches) suivant le type et la source des demandes.

Gestion générale des dossiers #

Si client existant -> Nouveau projet dans DOLIBARR
Si nouveau client/prospect -> Nouveau tiers + Nouveau projet dans DOLIBARR

Attention dans Dolibarr séquence -> Modifier / Valider (car sinon reste en brouillon)

Règles d’encodage d’un nouveau TIERS :

Toujours respecter le format NOM (MAJUSCULES) Prénom pour les particuliers et autres contacts

Nom de l’entreprise si l’entité est une entreprise

Prospect / Client (Fournisseur = ni client ni prospect)

Respecter encodage adresse mail, générer un lien photo et le coller dans la fiche client (généré àpd compte Photos), n° de téléphone, adresse,… (Si coordonnées alternatives ou complémentaires – Ajouter une “note publique” sous l’onglet “Notes”)

Tags :

Règles de création d’un PROJET #

Attention dans Dolibarr séquence -> Projet à Valider (car sinon reste en brouillon) et aucun élément ne peut être lié au projet

Référence automatique
Libellé = Le type de demande + NOM Prénom du destinataire SUR SITE de l’intervention
Par défaut : laisser “suivre une opportunité” + “suivre des tâches ou du temps passé” cochés
Tiers = Le tiers = le destinataire SUR SITE de l’intervention (le “+” à droite sert à créer directement un nouveau tiers si besoin)
Visibilité : Sélectionner “Tout le monde”
Date de début = Date de la demande initiale (ou pour un chantier planifié = date de début de chantier)
Date de fin : Uniquement si contrainte spécifique connue ou chantier planifié
Statut de l’opportunité/projet : LISTE DÉROULANTE

Point d’attention : Le projet est au centre de toute action prise au sein du système. Tout élément, note, tâche, ect est à lier au projet en cours (L’onglet “Vue d’ensemble” permet en un coup d’œil, d’avoir accès à tout document ou tâche directement lié au projet). L’historique et l’état de gestion à un instant donné d’un dossier est donc construit et achevé en continu et accessible à tout gestionnaire bureau.

Tags :

Dans Dolibarr, la partie projets permet d’assigner des tâches entre collaborateurs MAIS attention à bien indiquer les contacts du projet systématiquement sinon aucune tâche liée au projet en question ne pourra être assignée à celui ou celle qui n’aura pas été renseigné comme contact du projet.

Les tâches peuvent être programmées à l’avance et décomposées par phase, étape ou tout autre unité de gestion jugée pertinente (avec une “charge de travail” exprimée en unité de temps comme estimation et un état d’avancement en % associé au départ de la tâche et évolutif en cours de travail).

Temps consommé sur une tâche #

Du “Temps consommé” sur une tâche permet à un collaborateur assigné ou au gestionnaire du projet de compléter une date, une durée réelle et un % d’avancement relatif à la tâche au moment de l’encodage. Attention, seul le gestionnaire ou le(s) collaborateur(s) assigné(s) peut(peuvent) compléter du temps consommé sur la tâche.

La “Vue d’ensemble” d’un projet permet d’avoir accès à tous les éléments pertinents à la gestion du projet sur une seule page.

Note : Possibilité de définir des sous-projets et/ou sous-tâches d’un projet principal ou d’une tâche initiale (Fille du projet/tâche).

Note 2 : Une note de dossier suivant un échange quelconque sera inséré comme une tâche avec libellé “Echange entrant/sortant client/compagnie/assuré/expert/interne (paramètres de tâche à indiquer = libellé + affecté à l’auteur/interlocuteur interne + charge de travail à 0 + avancement à 100% + copier-coller échange dans description ; “Tâches” = vide). Une réponse ou un traitement direct sera réalisé suivant la même logique avec éventuellement un avancement à 0% et une date de fin à fixer si le traitement nécessaire implique une intervention ultérieure.

Note 3 : Procédure de gestion dossiers assurance

Gestion des devis #

Menu < Commerce < Nouvelle propositions commerciale

Gestion des Commandes (Calculs quantités, Synthèses et demandes/commandes fournisseurs) #

Calcul des quantités sur base d’une offre de prix ou d’une surface / volume / longueur

Menu < GPAO < Nouvel ordre de fabrication

GPAO : Ordres de fabrication pour composition et quantité d’articles #

Nomenclature : Choix de la nomenclature prédéfinie selon le résultat souhaité.
Type : laisser par défaut sur « Manufacturing »
Produit : Se complète automatique lors de la sélection de la nomenclature
Quantité à produire : Quantité dont vous souhaitez connaitre la composition de l’article
Projet : Lier le projet référent pour lequel vous faites le calcul

Récapitulatif des quantités nécessaires pour chaque article :

Une fois que vous avez validé l’ordre de fabrication, il suffit de sélectionner l’onglet « production » afin de connaitre la quantité des produits nécessaires ainsi que le prix de revient de la nomenclature.