Factures clients #
Le module Factures Clients permet de saisir, modifier ou créer une facture composée de lignes de factures. C’est également ce module qui permet de saisir les paiements réalisés sur une facture. Il inclut également les fonctions de génération d’une facture dans un format de document comme un PDF.
Création de facture #
Dolibarr vous permet d’établir des factures aux clients que vous avez préalablement saisis (voir Module Tiers).
Vous pouvez créer une facture directement à partir d’une fiche client, depuis une proposition commerciale classée acceptée, ou à partir d’une commande clôturée à l’état « accepté », ou encore depuis un contrat de service.
Types de factures #
Si vous créez une facture depuis une fiche client, vous pouvez choisir 4 types de factures:
- Les factures standard : Il s’agit d’une facture basique. Il n’y a aucun prérequis.
- Les factures d’acompte : Vous pouvez créer autant de facture d’acompte que désiré. Une facture d’acompte sera ensuite convertie en réduction (déjà payé) pour une autre facture (la facture définitive) sur laquelle porte l’acompte.
- Les factures de remplacement : Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y aurait des erreurs et sur laquelle rien n’aurait été fait (aucun paiement saisi). On ne peut créer qu’une seule facture de remplacement pour une facture standard. Quand on créé une facture de remplacement R, on choisit la facture standard F qui doit être remplacée. Il n’est alors plus possible de faire d’actions sur la facture F, bien que cette dernière ne change pas de statut après que la facture de remplacement R ait été créée au statut brouillon. Si la facture de remplacement R est supprimée, la facture F reprends son état initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre. Si la facture de remplacement R est validée, la facture F passe alors au statut abandonnée automatiquement. Le cycle de vie continue sur la facture R.
- Les factures d’avoir : On crée une facture d’avoir sur une facture standard. On peut créer plusieurs factures d’avoir sur une facture standard. La facture d’avoir est transformée en réduction qui sert à réduire le paiement de n’importe quelle autre facture en attente de paiement.
Procédure #
Une fois une facture créée (en mode brouillon), vous devez intégrer, dans la facture, des Produits ou Services déjà définis dans Dolibarr ou bien dont vous saisissez directement l’intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise (pourcentage).
Une fois la facture prête vous devez la valider. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, vous pouvez modifier la facture en cliquant sur le bouton modifier en bas de la fiche facture (si la facture n’a pas atteint le status Payé), ou ré-ouvrir la facture pour la modification avec le bouton réouvrir en bas de la fiche facture (si la facture a atteint le statut Payé).
Réduire le montant total et/ou le solde à payer #
Il est possible de réduire le montant total et/ou le solde à payer d’une facture, mais il convient de faire une distinction entre une remise et une réduction, bien que ces deux termes soient un peu amalgamés par endroits.
Réduction #
Une réduction est une réduction relative (pourcentage) du prix de vente d’un ou de plusieurs produits ou services détaillés dans la facture. Cette réduction doit être définie ligne par ligne lors de l’édition de la facture et être comprise entre 0% et 100% (NB : le pourcentage de remise est remplacé dans le cas 100% de réduction par la mention offert).
Remise #
Une remise est une réduction du prix total de la facture. Elle peut être définie de deux manières selon qu’elle est ou non associée à une autre facture, c’est-à-dire à un versement déjà perçus ou non.
Remise associée à un trop perçu #
Les factures d’avoir et factures d’acompte, qui sont saisies pour tracer des versements perçus (en trop pour la facture avoir ou en avance pour l’acompte), peuvent être converties en réduction future. Après conversion en réduction, elles apparaissent dans la section Remises fixes du tiers. Il sera alors possible de l’attribuer à une autre facture pour en réduire le montant.
Le trop-perçu, lié au règlement d’une facture supérieur au montant de la facture, apparaît également dans les remises.
Lorsque le montant de la remise est supérieur à celui de la facture à régler, depuis la liste des remises, on sépare la remise en deux (bouton à droite de la ligne) avec un premier montant correspondant à la facture, puis le solde. On peut alors utiliser une partie de cette remise pour l’appliquer au règlement de la facture qui peut alors être classer « Réglée ».
Dans le cas de l’utilisation d’une remise dans une nouvelle facture, elle sera mentionnée soit sous forme de paiement réduisant le reste à payer, soit sous forme d’une ligne de détail de la facture. Par défaut, il s’agit d’une ligne de détail ajouté à la facture et donc réduisant le montant total de cette nouvelle facture.
Remarque : L’option cachée FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS permet d’avoir cette déduction qui apparaît comme montant déjà payé et non comme diminution du montant total de la facture finale. Dans ce cas, les factures acomptes ne sont pas incluses dans les calculs de chiffre d’affaires (puisqu’inclut dans le montant total de la facture finale). Le bon choix de cette option dépendra des règles comptable de votre pays, mais les 2 sont en général acceptés.
Remise non associée à un versement déjà perçu #
Il est aussi possible de définir une remise qui n’est pas relative à un versement déjà perçu. Dans ce cas, il faut aller sur la fiche du client, onglet client, et définir la ou les remises fixes (montant) ou relatives (pourcentage) qu’on attribue à ce client, et pourquoi (geste commercial, compensation suite à retard de livraison, etc). Une fois ces remises attribuées au client, elles seront disponibles lors de l’édition de n’importe quelle facture de ce client, dans la rubrique Remises en haut de page. A l’inverse des remises consécutives à des versements déjà perçus, celles-ci seront mentionnées comme des lignes négatives dans le détail de la facture, et réduiront donc le montant total de celle-ci, avant déduction des versements éventuellement déjà perçus. Mais ces remises ne sont PAS associées à une facture avoir ou d’acompte.
Modèles de documents #
Il est possible de créer une multitude de modèle de document avec Dolibarr. Dans notre cas, il existe 3 modèles de factures clients :
- Standard : Il s’agit des factures standard avec une TVA à 21%
- TVA0 : Un modèle de facture avec une note supplémentaire pour cocontractant.
- TVA6 : Un modèle de facture avec une note supplémentaire pour la TVA à 6%.
Lorsque vous créez votre brouillon, le modèle peut être sélectionné. Vous pouvez également le générer dans la partie » « fichiers joints » sous la liste des articles de votre facture client.
